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Uncharted聯合創辦人兼行政總裁Banks Benitez如何於疫情期間在公司全面實行四天工作週,讓員工每星期工作32小時,但繼續獲得百分百薪酬,同時保持生產力。

Uncharted是一家總部位於美國丹佛市的社會影響力加速器,至今與超過87家社會影響力初創公司達成合作。Uncharted聯合創辦人兼行政總裁Banks Benitez《Human Resources Online》Arina Sofiah表示,其公司早於2019年11月開始考慮實行四天工作週,當時只有少數公司進行過這方面的探索,因此需要進行一些研究。

 「我在2019年12月向執行團隊提出這個想法,並問:『我們應在2020年嘗試一下嗎?』就這樣,Uncharted同意在新一年實行四天工作週。」

後來遇上新冠疫情來襲。Benitez承認,這次疫情讓他對這一舉動有所猶豫:現時是轉為四天工作週的最佳還是最壞時機?團隊後來認為可先試行四天工作週3個月。

Benitez總結道:「這不是最壞時機,而是最佳時機。」

就這樣展開旅程。作出決定後,Uncharted於2020年5月初向團隊宣布推行四天工作週,團隊在整個5月進行協調,商擬一星期的最佳工作方式,然後於2020年6月至8月展開試行計劃。

試行計劃取得積極成果,並讓團隊非常高興。該公司早已在試行計劃前開始收集基線數據,並聘請第三方評估機構對數據進行徹底分析和評估。Uncharted最終於9月正式實行四天工作週。我們好奇地問Benitez如何進行過渡,他分享首先是設計階段。

「執行團隊設計四天工作週,並劃一星期五為所有員工的休息日。薪酬方面,工時減兩成,但員工繼續獲得百分百薪金。

他解釋:「他們每星期工作四天,每天工作8小時而非10小時,但仍獲全額薪酬。」

第二階段主要在於協作團隊規劃,旨在分散決策。每個部門,包括市場推廣、財務、營運、以至籌款等,因應各自的工作範疇制定優化工作週的最佳方式。Uncharted希望通過這一切方式,讓整個團隊共同承擔四天工作週的責任。

在試行階段期間,公司不斷收集員工的反饋,以審視哪些方法可行與否,以及面臨的挑戰,並於必要時作出調整。

Benitez將實行四天工作週與健身會籍作簡單比喻,指正如擁有健身會籍並不保證擁有最佳健康狀態一樣,四天工作週「並不保證一切會突然間好起來」,關鍵在於持續進行特定的鍛鍊。該公司現時仍在摸索四天工作週。 

反思優劣

即使作好如此充分的準備,團隊也確實有一些憂慮,例如客戶、合作夥伴和外部持份者的看法,他們會否認為Uncharted不認真對待其工作?或者當他們有需要時找不到團隊協助?

最終得到的反應令人「驚喜」,合作夥伴和同行「完全理解」並相當支持這一轉變,這使他們有動力在四天之內完成工作。過去兩年有更多證據表明,相比2020年初,更多企業正嘗試縮短工作週,Benitez相信現時有更多企業支持這一做法。

其次,該公司非常重視如何組織和安排其工作週。

該公司一反使用日曆來標記會議,然後運用其間的時間來完成工作的做法。

相反,他們為重要任務分配時間後,才將剩餘的時間用來開會。

Benitez坦承,縮短工作週起初的感覺不踏實。「現時普遍的工作文化是:『一切都是優先事項,一切都很緊急,一切都必須完美,任何事情都不能放在次要。』當我在星期四關上手提電腦時,我總覺得自己還未完成所有工作,但我確實已完成最重要的工作。」

 「因此對我個人而言,改變這種未完成工作的想法很重要。我們在某程度上令自己過勞,因為我們已說服自己,一切都必須要完成,但事實並不一定如此。」

他觀察到無論是社會影響行業還是其他行業,普遍都是重視努力地工作多於巧妙地工作。因此他提出質疑:為何要努力地工作,而不是巧妙地工作?他認為有必要改變文化規範,從努力地工作轉為巧妙地工作以取得成功。

通過實現這一進步,Benitez指出在公司實行四天工作週的多項好處。相比實行四天工作週前收集的基線數據,職場壓力有所減輕,精神健康有所改善,生產力沒有下降,員工更成為更好的決策者。

 「我經常說,Uncharted在薪酬待遇方面未必是排名前1%的企業,但在工作週方面絕對排名前1%,這是我們在招聘時的競爭優勢。」

僱主與僱員如何找到平衡

了解Benitez如何構思、實踐和取得進展後,他對有意實行四天工作週的僱主有何最後建議?

首先,他強調區分必要工作和非必要工作的重要。以團隊會議為例,整個團隊都需要參與嗎?開會的目的是什麼?

他強調,加強判斷重要和不重要是保持工作與生活平衡的關鍵。

第二個關鍵因素是改變要求員工隨時候命的職場規範。無可否認,職場普遍期望員工全天候待命,包括晚上和週末。為解決這個問題,團隊齊集商討:我們能否主動與合作夥伴共同訂下規範和期望?並非單純告訴合作夥伴只會在下一個工作日回覆遲來的電郵,而是與合作夥伴共同制定星期一至星期四的合作方式,以避免深夜電話和週末會議。

 「基本上是在說:『盡量在這四天工作日完成工作,因為星期五我不在』。」

最後,Benitez分享他在Uncharted的個人經歷。他於2012年春天以無薪實習生的身份加入公司,這幫助他成長為一位領袖。

 「我剛開始實習的最初幾個月,我得到團隊的充分信任。我留意到當我獲得信任時,我會變得更聰明、更能幹。當我不被信任、被無視時,我真的會變蠢。」

 「信任是一種強大的力量,當你信任別人時,他們就會展現出最好的自己。這是我個人的體驗。」

領袖給予信任,顯然可賦予員工力量,使他們在工作上盡展所能。


本文節錄首載於《Human Resources Online》東南亞區第1季度電子雜誌。按此瀏覽電子雜誌,閱讀豐富的專題文章,以及來自新加坡、印尼、泰國、菲律賓、美國等地領袖的專訪!

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主圖片由受訪者提供