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慧與科技公司亞太區人力資源主管Rohini Sachitanand為《Human Resources Online》獨家撰文，講述如何迎合混合工作新時代。
新冠疫情顛覆全世界數以百萬人的生活，包括沒有感染病毒的人。
突然轉為在家工作，是工作流程的一個意外轉變，但大多數企業和員工都能順利過渡，並為「辦公室」賦予新定義 — 不再是一個目的地，而是一種體驗。
疫情終將會完結，但對企業營運方式的影響將會延續。慧與科技公司在全球擁有60,000多名員工，預計超過50%的員工將永遠不會重回疫情前的辦公室生活。
這種工作安排有許多好處，但亦帶來許多挑戰，例如如何與同事有效合作或融入職場文化。
根據疫情期間學到的經驗，以下提供一些有助混合工作場所行之有效、並讓所有員工感到滿意的建議。
雙向通信至關重要
企業必須開通雙向溝通渠道，行政總裁和其他領袖往後必須與員工保持頻繁且具意義的對話，詢問團隊成員的想法，並鼓勵他們開誠佈公。
通過建立鼓勵反饋的開放平台，無論團隊成員是在辦公室、在家還是在生產線上工作，都可分享意見和見解，以助企業制定工作流程和指引。
此外，領袖必須積極聆聽，並非單純地「告訴」員工發生什麼，而是鼓勵他們作出回應和參與。能夠透過一個平台安心分享恐懼、意見和問題，員工將可在影響他們生活的決策當中發揮重要作用。只要感受到領袖用心聆聽他們的說話，他們便會更樂意表達自己的想法。
慧與科技公司在內的許多公司一直通過Slack和Teams等數碼聊天工具來聆聽員工的意見。借助這些工具，在任何地方工作的團隊成員均可分享經驗、提出問題、表達疑慮並建立聯繫。高級領袖經常會進行較親密的圓桌討論或虛擬聊天，為團隊成員提供另一平台表達想法和意見。
延伸閱讀：獨家專訪：怡和洋行全球人力資源執行與管理 — 集團領導及學習培訓主管Handi Kurniawan
與管理人員建立更頻繁的溝通
儘管員工喜歡在家工作，但同時有許多員工覺得與僱主和同事的關係變得疏離，因為他們不能在茶水間和走廊即興與同事閒聊，而這些都是建立職場關係的重要途徑。
準確來說，根據一項名為《2022年全球文化報告》的新研究顯示，三分之一的員工表示覺得與其管理團隊脫節。
確保團隊成員保持聯繫的一種有效方法，是優先鼓勵管理人員進行頻繁的溝通。通過以各種虛擬形式建立或鼓勵定期溝通，能讓團隊成員覺得受到賞識和重視，並且改善他們的心態，同時鞏固重要關係。
遠離上司也沒關係
隨著混合工作模式伸延至各行各業，僱主必須平等對待所有員工，在辦公室或工地工作的員工，不應在獲取資源、福利或資訊方面享有優勢。
無論團隊成員身在何處，僱主須採取一致的做法，讓所有員工感到獲得賦權、掌握消息和參與其中。企業可運用最新科技，讓所有員工能夠輕易查閱政策、福利和最新消息。
慧與科技公司所採取的方式之一，是善用新的合作中心。這些新合作樞紐並非用作「共同工作空間」，而是進一步以會議室、開放式座位區和休息室為中心設施，將少於30%的的空間劃分為獨立辦公桌，並將極少量的獨立辦公桌分配給特定人員使用。
例如，座位容量約500人的空間只有少於150張辦公桌，而大部分空間設計成各種會議室、電話室、間隔座位和小組討論桌，旨在加強合作。
合作中心亦十分重視健康和環境，設有大範圍的單車停放區、一流的公共交通連接，以及在現場或附近設有健身室、運動區、淋浴間、咖啡室和餐廳。
培養超越業務的關懷文化
新冠疫情帶來的不明朗因素，以及數碼轉型相關的經濟和社會轉變，對員工的精神健康造成沉重壓力。
企業提供更方便的精神健康服務，並建立更全面的關懷／支援機制來改善員工福祉，將有助提升員工表現，從而提高公司業績。
此外，僱主向員工展示關懷有助提升員工留職率。據《The Science of Care》的數據顯示，60%表示感到公司關懷的員工計劃在現職公司留任三年或以上，相反，表示沒有感到公司關懷的員工則只有7%有此想法。
因此，僱主需向員工表示對他們工作以外的關心，鼓勵他們定期休假，並在放假時遠離公事，這樣才能精神奕奕重返工作崗位，並更有效率地工作。
例如，慧與科技公司在今年夏季推出健康星期五企劃，團隊成員可每隔一個星期的星期五放假一天，藉此有更多時間休息和做自己喜歡的事。
隨著職場文化演變，企業將繼續嘗試和學習新方法來改善員工體驗。儘管策略和方式各異，但只要能夠為員工提供彈性和資源，讓他們可以互相包容，高效合作，他們將會欣然接受，並可提升員工滿意度和忠誠度，這是在人才緊絀的市場中取勝的兩大關鍵。
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相片由受訪者提供
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