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許多職場慣常用語不再符合現時的共融標準,例如許多商務信函仍以「Dear Sir」作開首,洗手間仍然只有兩個符號,電郵仍默認以「hi guys」作開首。企業該如何改善職場用語?在這篇專題報導中,Arina Sofiah訪問幾位人力資源領袖並發現:

  • Twitter致力鼓勵團隊參與培訓以了解文字的重要;
  • Skyworks Solutions強調要多加注意員工的個人情況;以及
  • 令人意想不到要注意的日常用語。

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雖然多元共融的概念可能早已在社會上出現,但直至近年才得到較多企業的支持和重視。工作世界迅速走向全球化,現時越來越多人可接觸到新的文化、傳統、思維模式和環境。

隨著勞動力日益多元化,企業需要改變舊有常規,因時制宜,其中最簡單但最易被忽視的方法之一,是使用共融語言。

文字很重要。溝通是令每個人感到受重視、認可和尊重,同時在團隊和組織間培養歸屬感的最重要方式之一。

許多職場慣常用語不再符合現時的共融標準,例如許多商務信函仍以「Dear Sir」作開首,洗手間仍然只有兩個符號,電郵仍默認以「hi guys」作開首。企業該如何在2022年及往後改善職場用語?本篇專題報導訪問幾位人力資源領袖並尋找答案。


案例研究:保持性別中立,培養心理安全感

karenlim quote

Skyworks Solutions亞太區人力資源主管Karen Lim強調,同理心對打造高效而充實的員工體驗很重要。

問:根據您作為人力資源領袖的經驗,您認為在工作上使用共融語言對員工或組織有何影響?使用共融語言為何如此重要?

答:我認為共融的領導方式十分重要,尤其對於一家國際企業的經營者來說。無論面對何等職級的員工,領袖和人事經理均須以包容的方式進行溝通,注意對各級員工的日常用語,這一點非常重要。

談到共融語言,可以分享一個非常簡單的經驗。當我們跟與會者或自己團隊打招呼時,可以用「大家好」、「各位好」之類的詞句。

謹記不要使用與特定性別相關的詞彙,重點是確保每個人在心理上都有安全感,讓員工可以安心暢所欲言並與上司和領袖進行互動,這有助提升其日常工作效率和成就感,從而建立一個更敬業的工作環境,並營造無縫的員工體驗。

問:貴公司在全球的業務如此廣泛和多元化,您如何調整做法以尊重每個市場的文化?

答:在日常工作和各種互動中保持同理心非常重要。Skyworks的員工包括操作員、技術人員和工程師,我亦要與亞洲各地的領袖合作,但每位員工的情況各異,對話時要留意。例如與操作員對話時,我會格外小心談及其個人工作和家庭情況,因為他們的家人和至親往往不是在新加坡與他們同住。

關鍵在於從日常工作中了解員工的個人情況並多加注意。

領袖必須懂得體諒,因為並非所有員工都能在安頓的環境下工作。我經常提醒自己反思:「員工現時的情況如何?」,即使對方是非常資深的領袖。我不會理所當然地認為與我對話的員工一定有30分鐘時間與我聊天,所以我會非常尊重別人的時間。

問:遙距辦公對保持共融有影響嗎?

答:根據我的個人經驗,基本上沒有,可能是由於我每天工作的方式。例如我剛加入Skyworks時,作為新任人力資源主管,我想向日後將會合作的同事和員工作自我介紹。視像通話對我來說是很平常的事,即使對方關閉相機我也沒所謂,我們只需在開始時花數秒了解對方的習慣。我總會給予他們選擇,並經常提醒自己要互相尊重。

過去18至20個月我們以這種方式運作,某程度上所有人都對Zoom或Teams感到厭倦,大家都明白所有人正努力對抗全球疫症。

因此,無論是與人面對面見面,或者是否透過視像會面,我認為都沒有問題。我經常與團隊開玩笑說:「你們全都準備好開啟鏡頭了嗎?」我通常會給他們一些熱身時間,但當然是要進行有意義的活動才這樣做。

不過,我認為保持聯繫很重要。例如,團隊頗習慣我舉行會議的方式。只需加添一點樂趣,令事情變得輕鬆一點。

同時亦要尊重每個人的情況,因為有些同事家中可能有小孩吵鬧,或要照顧年邁的祖父母,未必方便進行視像通話。

有時真的會令人非常不知所措,我也不期望員工每次都開啟視像通話。


案例研究:為員工營造共融文化,讓他們在工作中展現真我

preet grewal quote

Twitter日本及亞太地區共融多元(I&D)主管Preet Grewal分享如何致力提高意識和共融。

問:採用或缺乏共融語言對員工有何影響?整體對企業又有何影響?

答:文字很重要,有意識地採用共融語言的目的,在於避免將任何人排除在外。同事間的細微相處互動可體現包容;當企業建立起共融文化,員工便可在工作中展現真我。因此,使用共融語言對建立令每個人都感到受歡迎和包容的環境至關重要。

Twitter正致力成為全球最共融和多元化的科技企業,我們使用共融語言的一些例子包括:

  • 演講時使用共融語言作介紹:在會議、演講或研討會開始時,演講者會介紹自己的姓名、稱呼、以及方便盲人或視障人士使用的視覺識別描述。
  • 共融語言使用準則:我們於2020年開始摒棄非共融語言,例如「黑名單」和「健全性測試」。
  • 規範代名詞使用:我們經常強調規範代名詞使用的重要。不恰當地使用代名詞不僅會錯誤地稱呼對方,還會造成排斥感、考慮不周和不尊重對方的身份。

問:請分享一些共融語言警號 — 如何識別問題?領袖該如何處理這類情況?

答:例如經常以「笑話」作掩飾、但明顯帶有貶義和傷害性的誹謗詞語,也有一些較隱晦地排斥各種社群的常用詞語和詞彙。

以「guys」一詞為例,看似無傷大雅,但可能會強化無意識性別偏見。應使用「everyone」或「team」等共融語言。

其他詞語如「tone deaf」或「lame」往往用來形容未達標的事物,可能會使殘疾歧視恆常化。同樣地,稱沒有殘疾的人為「正常」,是暗示有殘疾的人「不正常」。

領袖遇到這類情況時應挺身而出,指出所使用的語言帶有偏頗,並提供較恰當的替代選擇。培養共融環境並非一時三刻可以做到,重要的是朝著正確的方向步步邁進。

問:領袖如何將共融語言融入日常生活,以營造更友善/鼓舞人心的工作環境?

答:領袖可加深對共融語言的了解,並鼓勵團隊參加培訓。以Twitter為例,我們提供有關文字的重要和代名詞應用的培訓。他們亦應在工作場所以外練習使用共融語言,例如在外部活動演說或與外部合作夥伴會面時。

除有意識地使用共融語言外,亦要謹記建立共融工作環境需要時間和持續的努力。要令更多人參與其中,領袖需培養問責和令人有安全感的文化,讓員工能夠進行健康的對話。

問:請分享您對一些可能存在的誤解的想法 — 例如何謂共融,或者如何達至共融。

答:關於共融的最常見誤解之一,是認為它是一項人力資源職能。其實無論是人事政策、產品政策還是外部社區聯繫,公司的一切都應從共融多元(I&D)的角度來進行審視。只有融入公司的核心價值觀才能實現共融,因此需要每個人的參與以建立這種文化。

另一常見錯誤是將多元與共融劃上等號。多元是對事實的陳述,在於是否擁有一支包括各類社群代表的員工團隊。而包容是一個動詞,需要採取行動和問責,例如制定政策以實現共融。

最後,共融往往意味著正視不快的感受,並給予空間進行艱難的對話。例如,創造機會或空間讓一直被社會邊緣化的群體分享感受,或者在一個沒有批判的空間讓人可以互相了解。

問:共融語言對您個人有何影響?

答:我15歲時舉家移居加拿大,親身感受語言如何將我們明確標籤為「移民家庭」。從稱讚我英語水平的善意評論,到在以白人為主的學校被稱為「褐色女孩」,語言不斷提醒我是一位「外人」。

但同樣地,我不會說自己在使用共融語言方面做得很完美,我仍在不斷學習,以免無意間沿用壓迫語言。

我首先承認,我仍要時刻警惕自己不要用「Hi guys」來打招呼。

我們都有在童年時期養成的習慣和觀念,如果想加強共融和盟友文化,無論在職場還是整體社會,都要慎選溝通方式和語言。


總結和重點

共融語言正擴展至職場以外的世界,例如板球運動界更積極採用中性語言,以較中性的「batter」來取代傳統用語「batsman」。順應這一變化,所有評論員和球員現時都使用新詞語,是一個細微但高效的轉變。

世界和溝通模式正不斷演變。要打造更有效率和意義的員工體驗,領袖必須積極灌輸更共融的文化。

Pinsent Masons亞太區Brook Graham主管Justine Cooper指出,多元與共融經常並列使用,但值得花點時間思考兩者的含義。

「多元是指我們有眾多不同之處,包括可見的性別、膚色和年齡等,以及不可見的思維方式和個人信仰等,無數的差異結合起來使每個人變得獨一無二。共融在於建立一個重視和積極接納這些差異的環境,使每個人均感到獲重視、尊重和聆聽。」

「許多企業善意看待差異,甚或致力增聘代表比例不足的社群。各行各業仍存在代表比例不足的問題,這絕對需要正視,同時亦要考慮如何吸引和留住多元人才,以及如何營造一個讓每個人都可茁壯成長和盡展所長的工作環境,以建立可持續發展的多元共融文化。」

此外,從受訪者Grewal身上學到注意用詞是一個簡單的起步,「sanity check」或「lame」等詞語看似無傷大雅,但可能會造成傷害。可能沒想到的簡單改變,例如進行演講時使用共融語言打招呼,也可促進共融工作文化。她提醒,潛移默化未必能夠瞬間形成完全共融的文化,重要的是朝著正確的方向步步邁進。

同樣地,Lim強調同理心和互相理解是共融的基礎。領袖應時刻提醒自己,與員工互動時應反思和考慮員工的情況,她深信這樣會令員工感到被認可和重視,從而建立一個更緊密聯繫和敬業的工作場所。

主圖片來源/123RF
相片由受訪者提供