READ IN ENGLISH

人力資源人員可考慮限制或禁止僱員在工作期間瀏覽社交媒體或其他與業務無關的網站,以下是僱主指南。

Stephenson Harwood合夥人Jezamine Fewins探討社交媒體應用的常見問題,以及探討社交媒體應用的常見問題,以及人力資源人員可採取什麼步驟來保障僱主。

工作篩查

人力資源人員有時不禁會透過搜尋互聯網,對求職者進行非正式篩查。《個人資料(私隱)條例》規定,在進行任何背景審查前,求職者須知悉準僱主可能會對準僱員進行哪些審查,並確保在進行相關審查前先獲得求職者的同意。

求職者必須自願對相關審查給予明確的同意,否則可能會被視為不公平收集個人資料。因此為保障自己,人力資源人員應確保要求準僱員簽署文件,以表明他們明確同意此類審查。

監察僱員

有些僱主可能會在僱員病假期間,查看僱員的缺勤情況是否屬實,例如瀏覽僱員的Facebook專頁,看看他們到底在家休息還是在海灘玩樂。

僱主亦可能選擇以其他方式監察僱員,例如檢查僱員在辦公時間內瀏覽的網站,以監察他們的工作效率。此類行動只可在沒有收集個人資料的情況下執行,例如查看僱員的網頁瀏覽記錄。

僱員的社交媒體應用

對大多數僱主而言,與職場社交媒體應用相關的主要風險,來自其僱員在工作上不當使用社交媒體。

披露機密資料和商業秘密

社交媒體為用戶提供一個開放的平台,讓他們可以交換和共享資訊。當僱員上載有關其日常工作情況的資訊時,往往存在向外披露僱主機密資料和商業秘密的風險。

僱主甚至要面臨更大的風險,例如僱主對客戶負有信託責任,僱員在社交媒體上作任何披露均會導致僱主違反對客戶的信託責任,並面臨當局採取規管行動。

歧視、騷擾和誹謗

當僱員在社交媒體上發表針對同事或僱主客戶的評論,而這些評論涉及殘疾、種族和性別等受保護特徵,則可能構成非法歧視或騷擾。如果評論屬誹特徵,則可能構成非法歧視或騷擾。如果評論屬誹謗性質並針對個別人士,該僱員也可能要承擔誹謗責任。

如果受害人能夠成功證明該僱員是「在受僱工作期間」發表相關評論,僱主則要為其僱員的行為負上轉承責任。法院採取廣泛的測試標準來裁定僱員是否「在受僱工作期間」作出相關行為。即使僱員是在辦公時間以外使用自己的個人設備而非公司提供的設備發表評論,僱主也要負上責任。

聲譽受損

對於僱員在工作上不當使用社交媒體,任何僱主的最大憂慮是可能會對公司造成的聲譽損害。即使可以迅速刪除帖文,但一旦消息傳開,對公司聲譽造成的傷害往往是無法彌補的,尤其在香港這樣的小市場。

國安法

含糊不清的《國安法》起草令許多僱主提心吊膽,擔心自己可能要為其僱員的行為負上轉承責任。僱員於午飯時間使用公司設備在社交媒體上載揮動支持港獨旗幟的照片,或通過眾籌網站捐款支持港獨主張,可能會被控勾結外國或者境外勢力危害國家安全罪。

僱主會否因僱員的行為而被檢控尚有待觀察,但僱主應確保能夠證明已採取一切合理步驟來防止僱員作出相關行為。

僱主如何保障自己

人力資源人員可考慮限制或禁止僱員在工作期間瀏覽社交媒體或其他與業務無關的網站。如果無法實施徹底禁令,僱主應確保能夠通過公司的內部政策來規範僱員的行為。確保公司訂立行為守則和社交媒體政策會是一個好開始。

僱主應確保僱員了解其政策的內容,以及為僱員提供相關培訓,並保留書面證明,以備日後需要採取紀律處分時用作證據。

圖片來源/Unsplash