READ IN ENGLISH

範本涵蓋七個範疇,可因應組織的實際情況作出適當調整

在週末或晚飯時間收到上司或同事的訊息很常見。企業經常鼓勵員工採用最適合他們的靈活工作模式(和工作時間),但關於什麼規範在這種情況下最有效的文獻並不多。

新加坡Alliance for Action(AfA)on Work-Life Harmony發表「下班後」溝通政策範本以供僱主採用。

該政策建議僱主注意以下七個範疇

  • 政策目的;
  • 工作性質;
  • 對「下班後」溝通的期望;
  • 溝通;
  • 員工的責任;
  • 人力資源經理的責任,以及
  • 試行時間 — 實施。

基本上,這七個範疇是任何下班後溝通政策的範本。我們撮要列出以下可納入貴組織政策的重點,您可因應組織的實際情況作出適當調整

細閱下文了解各部分。

1. 目的

首先說明政策的目的是什麼,例如下班後溝通政策的目的是概述如何支持所有員工保持工作與生活平衡,並符合各政府機構第三方合作夥伴的建議。

以下是AfA提供的範例:

[組織名稱]明白為員工建立合理期望以實現工作與生活平衡的重要,並希望為所有員工制定下班後溝通政策。鑑於不同工作的性質,組織上下無法完全避免在下班後進行溝通,但在可能的情況下,應遵守政策的原則和意願。

2. 工作性質

這個部分旨在分享關鍵業務和/或特定時間的情況例子,其中包括(但不限於)緊急事件或緊急情況,例如安全漏洞、設備故障影響業務運作、健康和安全問題、網絡安全威脅等。

以下是AfA提供的範例:

雖然該政策旨在培養有利於支援[組織名稱]員工福祉的工作文化,但亦充分意識到可能會出現需要在規定的工作時間之外聯繫員工的情況,也明白不同崗位須採用不同的工作模式,例如遙距辦公或靈活工作模式,以迎合顧客和業務需求。

3. 期望

目的是為下班後與工作相關的溝通建立合理的期望,並在進行招聘時與現有員工和新員工進行溝通。

以下是AfA提供的範例:

無論使用哪種溝通平台,包括電話、短訊和通訊應用程式,主管應注意避免在規定的工作時間後與員工進行溝通。該政策亦適用於休假員工。除非屬緊急情況且別無選擇,否則不應聯繫這些員工。

4. 溝通

目的是明確釐清各種情況下的通訊模式。該列表應經常予以檢視,並與所有員工共享。

以下是AfA提供的範例:

在關鍵情況下,可通過[組織的既定聯繫方式]聯絡相關人員。僱主/員工聯繫他人時,應明確說明以下內容:

  1. 需要緊急處理的問題/問題陳述;
  2. 所需行動;
  3. 完成時間;和
  4. 期望結果。

[組織名稱]應通報各部門的緊急聯絡人員名單,也應向所有員工提供替代安排,例如團隊名冊。

5. 員工的責任

為確保此政策可行,員工應清楚了解自己的責任,最好將其列出。

以下是AfA提供的範例:

每位員工應通過以下方式了解下班後溝通政策的重要性和參數:

  • 及時完成所負責的工作,以盡量減低將重要任務升級至關鍵和高度緊急狀態的可能性;
  • 尊重其他員工的既定工作時間,避免經常在下班後就工作相關事宜聯繫他們;
  • 下班後溝通政策的參數向主管提供反饋。

6. 人力資源經理的責任

跟每一項以員工為中心的政策一樣,人力資源部門擔當重要的角色。在這種情況下,最好列出人力資源人員的權限。

以下是AfA提供的範例:

人力資源經理應通過以下方式為組織的下班後溝通政策提供指導:

  • 清楚說明政策參數,包括發生緊急情況的可能性;
  • 下班後溝通政策納入各職業階段的溝通材料中,包括入職流程;
  • 當主管與員工雙方無法解決問題時,管理對本政策實施的憂慮和不滿;
  • 確保員工在下班後無法回應與工作相關問題時不會受到過度懲罰。

7. 試行時間 — 實施

對於首次執行該政策的組織,AfA建議如果主管和人力資源經理認為有必要,部門可進行為期三個月的試驗(試行計劃),以相應檢視和改進該政策。

試行時間結束時,主管和相關員工應完成評估並提出適當的建議,以便組織能夠繼續執行該政策。


同場加映:新加坡史各士皇族酒店個案研究

新加坡史各士皇族酒店實施有關禁止下班後溝通、星期五禁止開會、以及混合工作場所員工守則的政策。

這些政策表明,員工應避免在下班後、休息日和公眾假期,通過電郵、電話和短訊進行有關工作的溝通。所有員工均簽署承諾遵守這些新的員工守則。

政策亦深入探討下班後溝通,建議員工用表情符號作回應,以表明他們已下班,例如:

  • 戴著太陽眼鏡的笑臉表情符號表示員工正在休假,待員工回到工作崗位時會作出回覆。
  • 全天候24小時運作的企業可能會出現需要立即處理的意外情況。在這種情況下,員工可使用三個震驚的表情符號來表示事件的急切性,並繼續進一步說明情況。

新加坡史各士皇族酒店總經理Patrick Fiat指出:「尤其自疫情爆發以來,所有人都非常依賴科技進行聯繫,管理層明白,員工可能需要一些時間適應。」

此外,星期五禁止開會政策讓員工有一整天的時間不受干擾,能夠全神貫注地完成手頭上的工作、為下一個星期作好準備、並在週末放鬆身心。

作為混合工作場所守則一部分,新加坡史各士皇族酒店實施了傳統上難以在酒店業執行的實踐,包括:

  • 行政人員可選擇在辦公室或在家工作,並在最有效率的地方處理工作。
  • 員工可與各自的團隊領袖協商,安排每星期在家工作一天。
  • 前線員工、營運團隊成員可根據個人需要選擇每星期工作五天或六天、每個工作週工作22或44小時、或採用固定輪班制。

圖片來源/123RF