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一年前,提供靈活工作選擇大多被視為企業用來吸引和留住員工的聲明,常見的彈性工作安排包括遙距辦公、壓縮工作周和彈性工時。但自疫情爆發以來,情況迅速轉變,混合工作模式變得尤其普遍,在家工作科技亦隨之迅速普及,現已成為許多企業的未來發展趨勢。

三家全球企業 — Verizon、慧與科技公司和瑪氏箭牌,分享如何在這些動盪時期盡量確保業務暢順運作,同時滿足僱員對醫療保健的需求。

安全第一

Verizon於2020年3月12日首次宣布計劃轉為遙距辦公。在一星期內,其全球13.2萬名員工當中,有70%開始在家工作。隨後一星期,全體近90%的員工遙距辦公。

Verizon亞太區人力資源主管Betty Wagglen說:「我們目前正分階段實施重返辦公室計劃,雖然具體情況因世界各地和當地法規而異,但我們已制定一套流程和相應守則,將員工的安全放在首位。」

疫情初次爆發時,該電訊公司與世界各地的人力資源業務合作夥伴共同成立了一個人力資源指揮中心,每天接聽員工的來電,以確保公司能夠迅速向員工作出回應。

此外,又建立了一個公共資源中心,高級領袖每天向員工發放影片更新。

Wagglen說:「在不明朗時期讓員工看到公司的領袖,並聽到我們的最新消息當然非常重要。」

此外,Verizon確定需要額外支援的業務範疇,並作出相應的安排。該公司為需要會見客戶或到訪客戶公司的員工提供「加薪」,並為其提供個人防護裝備(PPE)。

為保障員工身心健康,每位員工可獲取24小時諮詢服務、參與行政總裁主持的日常網絡研討會、員工支援計劃、得到由人力資源部門成立的新冠疫情支援團隊的協助、參與冥想和正念課程、以及精神健康網絡研討會。

優先事項轉變

自疫情開始以來,糖果製造商瑪氏箭牌已採取積極措施來遏止病毒傳播,以保障其全球員工的安全和健康。

所有辦公室員工均可彈性選擇在家工作。如果他們決定前往辦公室,可透過應用程式查看辦公室的狀態,該公司亦會透過該應用程式管理亞洲各地辦公室的員工人數,以保持安全的工作距離。至於在工廠上班的員工,該公司確保一切健康和安全規定到位,並在一些市場採取高於當地法規標準的額外預防措施。

瑪氏箭牌亞洲總經理Patrick Gantier說:「夥伴(瑪氏箭牌對其員工的稱呼)的精神和情緒健康是我們的首要考慮,在疫情高峰期如是,這是一個容易的決定。」

「我們正計劃日後為辦公室夥伴繼續實行彈性工作政策。」

瑪氏箭牌全球新興市場人事及組織副總裁Dana Hafeed附議道:「封鎖措施已令人類行為出現自工業革命以來最大的轉變,並挑戰許多既有的常規。我們正為瑪氏設定一個路線圖,將遵循靈活彈性的原則,並將我們夥伴的健康和福祉放在首位。」

Gantier指科技對於協助團隊保持積極投入提供極大的幫助,一個令他印象深刻的項目是在區內進行的一場烹飪挑戰。

他說:「我們知道,隨著亞洲各地實施嚴格的封鎖措施,許多人比平常更常下廚,我們便趁此機會舉辦一場小型比賽,鼓勵夥伴提交自家拿手美食的照片。這可能只是一次簡單的參與活動,但充分善用了地區對美食的共同愛好,引起許多迴響並加強不同團隊之間的聯繫。」

尖端做法

慧與科技公司(HPE)在疫情前已實施彈性工作政策,多達60%的全球員工可與其上司和團隊協商實行局部在家工作安排。

為應對全球新冠疫情,並考慮到各地政府實施的社交距離指引,該公司鼓勵員工將在家工作視作默認做法,同時遵守當地辦公室和政府的指引,以決定員工是否需要和應在何時前往辦公室。

慧與科技公司亞太區人力資源負責人Rohini Sachitanand說:「我們在疫情初期迅速啟動地區和全球危機管理團隊,這些團隊最終在最高管理層的指示下採取行動。我們的『重建與復甦計劃』詳細說明所有環境健康與安全規範,並不斷進行修訂,確保反映新冠疫情的最新已知研究和情況發展。」

她補充說:「此外,我們根據慧與科技公司內部公共衛生護士和外部醫療顧問的專家指引和建議,制定強而有力的新冠疫情全球計劃,確保我們的方案遵循全球衛生部門的最新建議。」

該公司在2020年進行的內部員工調查顯示,72%的團隊成員不想全職返回實體辦公場所。有見及此,該公司推出一項名為「Edge to Office」的新計劃,超越以工作場所為中心的傳統做法,以保持和建立公司文化和員工體驗,從而提升合作、創新和公司價值觀。

在該計劃下,能夠遙距辦公的「Edge」員工大部分時間將繼續在辦公室以外地方工作,並只需在團隊有需要時才返回辦公室。他們將獲得一次性津貼以提升其家居辦公設備。至於需要在「Office」現場工作的員工,將必須在慧與科技公司的工作場所上班。

一旦疫情消退,實體工作場所和辦公室將變成合作與文化中心,Edge員工可在此與同事進行聯繫、合作和社交活動。

為保持香港Edge員工的參與度,該公司向團隊領袖分配預算,用作定期舉辦面對面的團隊建設活動,例如遠足或燒烤。同時又增加為所有員工而設的溝通和參與活動,例如舉辦表揚和節日慶祝活動、全體會議、每月一次的星期五歡樂時光、以及每兩星期一次的團隊會議,可透過虛擬或親身參與形式進行,視乎情況而定。