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高嘉力律師行合夥人楊芷彤分享僱主制定病假政策和與第三方接洽時應考慮的指引。
醫院管理局（醫管局）由2023年3月6日起推行電子醫生證明書，所有由醫管局發出的醫生證明書（俗稱病假紙）將採用電子簽署及設有電子版本，以取代傳統的人手簽署紙本證明書。
鑑於醫管局的電子證明書和私人診所及醫院的紙本證明書均適用於香港，企業可能對僱員醫療記錄的處理和儲存問題產生疑慮。
為深入探討這個議題，《Human Resources Online》的Tracy Chan專訪高嘉力律師行合夥人楊芷彤，以了解僱主制定病假政策和與第三方接洽時，應考慮和遵循的指引。
問：推行電子醫生證明書／病假紙有哪些潛在法律風險？僱主應特別注意哪些方面？
目前只有醫管局簽發電子病假紙，私人診所或醫生尚未實行，而且醫管局設有二維碼系統以核實有關電子證明書，因此偽造證明的風險有限。人力資源部門可透過掃描二維碼及輸入病人的姓名及病假日期，核實有關電子證明書的真偽，僱主應注意熟習使用相關系統。
此外，正如任何形式的數據，僱主應採取措施保護員工的個人資料私隱安全和保密，僱主在儲存和查閱這些電子病假紙時應格外留神。
問：電子病歷儲存方面，僱主該如何確保所有記錄得到妥善保存 — 應保存多久？是否仍需保存紙本證明？如何保證個人資料私隱安全？
醫管局鼓勵病人日後轉用電子證明書，但現階段仍然會為病人列印電子病假證明。
目前沒有針對電子記錄儲存的具體法定要求，僱主可選擇保存電子版本或紙本證明，但制定公司政策時，需留意私人診所和醫院仍繼續簽發紙本證明。如企業採用全電子記錄方式，便需要掃描紙本證明並上傳至公司系統之中。
僱主應繼續為所有僱員備存清晰和最新的記錄，要注意第57章《僱傭條例》規定，僱主須保存所有僱員的病假日數記錄，以及僱員放取的產假日數和所獲付給的產假薪酬記錄。
如僱主使用外部雲端儲存服務供應商儲存數據，應格外留意可能存在的安全漏洞，並須確保資料保密並遵守第486章《個人資料（私隱）條例》。
此外，作為一種妥善的做法，僱主應告知僱員其健康記錄的保存期限。目前沒有針對保留電子健康記錄的法定要求，但僱主可遵循《僱傭條例》對備存工資及僱傭紀錄的規定。《僱傭條例》第49A條要求僱主須備存及保存紀錄，列明每名僱員在過去12個月僱傭期內、以及僱員停止受僱後6個月期間的工資及僱傭歷史。
然而，根據香港個人資料私隱專員公署於2016年4月發布的《人力資源管理實務守則》第4條，由前僱員離職日期起計，僱主不應保留前僱員的個人資料超過7年，除非有具體理由，包括但不限於正進行民事或刑事訴訟，或前僱員給予訂明同意可將有關資料保留一段較長的時間。
目前對於僱員健康記錄的儲存和系統安全沒有僱主必須遵守的法定要求，但《人力資源管理實務守則》就僱主收集、共享、使用和保管僱員健康記錄提供可遵循的指引，包括但不限於：
- 持續為僱員提供訓練。
- 內部政策規定查閱及處理個人資料受「需要知道」 及「需要使用」的原則所規限。
- 進行隨機審查，以確保按照既定的程序辦事。
- 確保採取足夠的保安措施，包括使用帳戶名稱和密碼、軟件加密、使用指定的電腦終端機、安裝追查記錄設施或安裝可偵測查閱該資料的失敗嘗試的警告設施、作出系統設定在閒置一段時間後自動登出、禁止將與僱傭有關的個人資料的非授權副本抄錄在分布式的電腦內。
- 如僱主聘請第三方代為履行任何人力資源管理職能，必須採取合約規範方法或其他方式，確保有關第三方採取適當的保安措施以保障相關僱傭資料，例如可簽定協議來管制資料的轉移或處理方式，並要求處理機構採取措施確保其僱員有良好操守、審慎態度，並有足夠能力處理資料。
- 僅收集必要並直接與收集目的相關的僱員健康資料，不應收集無關或不必要的健康資料。僱主或只需與僱員病假申請有關的最低限度資料，以核實或計算僱員病假權利，但無需收集僱員的醫生治療及處方資料。
- 如需向第三方披露資料，例如保險公司，僱主可提醒承轉人僅將資料使用限於直接與披露目的相關的目的之上。
- 將前僱員與現有僱員的個人資料分開保存，以加強保安。
- 如發生資料外洩，僱主應盡快通知相關僱員及個人資料私隱專員公署。
- 通過電郵向工作人員發送包含個人資料的文件時，電郵應標記為「機密」或「受限」。
問：隨著電子證明書和遙距醫療服務帶來便利，僱主該如何避免僱員濫用病假？
如上所述，醫管局簽發的電子病假紙印有經加密的二維碼，以供僱主核實真偽。這個統一的系統可核實病假證明，最大限度減少濫用。
此外，僱主可審視其目前的病假政策，以確保僱員有明確可以遵循的病假申請指引。普遍採取的政策包括僱員申請病假須提供醫生證明，以及僱主可選擇向指定的診所或醫生徵求第二醫學專業意見。
問：展望未來，僱主應制定怎樣的病假、產假和工傷補償政策，以配合香港的智慧醫療發展？
因應智慧醫療發展，僱主應審視現有的僱傭合約和僱員手冊，按需要修訂病假、產假和工傷政策。
隨著電子病假紙的推出，僱主可使用電子版本作證明，毋需再使用原來的紙本證明。僱員可在指定時間內將電子醫生證明書上傳至公司系統，或將電子醫生證明書電郵至相關人員，無需待員工復工後才遞交醫生證明書。
此外，僱主可將之前的《僱傭條例》更新內容納入僱員手冊之中， 例如病假包括醫生預約診症、醫院門診或住院檢查。至於與懷孕或產後護理相關的員工體檢，僱主應注意，如僱員出示醫生證明書或到診證明書，相關缺席將被視為病假。
如僱主採用電子通知和儲存系統，亦可考慮是否可在系統中內置通知保險公司的相關提示。
相片由受訪者提供（高嘉力律師行合夥人楊芷彤）
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