READ IN ENGLISH

有效的溝通對任何組織都至為重要,而疫情使許多僱員今年大部分時間都需要在家工作,因此有效的溝通比以往更為重要。

在遙距辦公的情況下,人力資源人員已成為臨時通訊樞紐。

《經濟學人》於2018年發表的一項名為《工作場所的溝通障礙(Communication Barriers in the Workplace)》研究表明,缺乏清晰的內部溝通會嚴重影響員工的生產效率和士氣。

該報告發現,受訪者認為溝通不善會導致項目延誤和/或失敗(44%)、士氣低落(31%)、無法達成績效目標(25%)、甚至直接影響收入使銷售額損失18%。

有見及此,以下提供3個實用心得以助企業改善內部溝通。

#1 視像會議

儘管視像會議非常方便有效,但亦要避免對此過度依賴。

軟件公司Emalogic董事總經理Marc Powell表示,透過Zoom進行會議看似跟與會者有充分的聯繫,但相比面對面的會面,透過Zoom很可能只能理解與會者的50%肢體語言暗示。

Powell向HR Grapevine表示:「同事的視像影像可能會產生假像,使人分散注意力,無法真正專心留意他們的說話。」

他補充說:「注意不要過多依賴視像,要認真聆聽他們的說話。我們使用電話多年,因此較熟悉從音訊獲取線索。」

「當您在視像會議期間觀看某人時,請記住那不是真正的他們,而是他們的像素化影像,影像與真人之間可能相距甚遠。」

#2 在視像會議期間關閉本人視圖

Powell解釋:「面對面開會時,您是不會照著鏡子的。想像在一次會議上每個人都在照鏡子,情況會更糟糕。」

視像會議期間,很容易會被自己的本人視圖催眠,這是一個很大的干擾,應盡可能將其關閉。但Powell表示,像Teams這類通訊平台無法關閉本人視圖,但可以在視圖位置貼上便利貼來解決此問題。

#3 盡量減少電郵

不必要地接收或發送電郵副本是非常浪費寶貴時間的事,撫心自問:這條訊息會增值嗎?他們會仔細閱讀嗎?如果答案是「否」,就請不要發送。

Powell說:「發送不必要的電郵會增加壓力並影響生產力,我們都需要對此負責。」

他補充說:「同樣地,也要對接收的訊息負責。如果有人向您發送您不需要且不想要的電郵副本,請禮貌地知會他們,讓他們知道這類訊息對您沒有任何價值,您不希望接收這類訊息。」

本文部分內容首載於HR Grapevine網站。