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《Human Resources》最近訪問Google亞太區新加坡人事顧問團隊負責人Lee Murphy,探討新型冠狀病毒(Covid-19)疫情的影響。他與全球管理團隊和人力資源社區緊密合作,共同塑造Google People Operations的未來。他致力推動前線人力資源團隊的轉型和發展,通過本地化措施提升全球Google員工的體驗。

1. Google如何保持員工身心投入和安全?
我們的首要任務,是保障Google員工社區的健康與安全。我們根據不同地區的情況採取行動,建議或強制要求員工在家工作,以減少員工到辦公室的需求。

鑑於Google員工在家工作,我們明白讓他們保持聯繫的重要,並要令組織上下繼續建立我們的社區和文化。辦公室正常運作時,員工可註冊參加Googler-to-Googler(g2g)課程,由Google員工向同事們教授他們熱衷議題的技能或知識。我們現時看到越來越多Google員工進行網上教學,例如網上烘焙課程、正念課程、健身訓練營、手工藝課程等。透過支持線上線下的學習文化,營造出一個鼓勵員工保持聯繫、並樂於彼此分享知識的環境。

Google亦發起一項名為「虛擬咖啡忍者(Virtual Coffee Ninja)」的計劃,讓Google員工透過Hangouts開設咖啡聊天室,藉此與公司的新同事建立聯繫。

我們也明白,現時對Google員工來說是一個不明朗的時期,因此我們的志願員工組成了精神健康關注小組藍點(Blue Dot),透過Google Meet為公司上下的同事提供急需的支援。

2. 企業領袖和員工如何為工作環境轉變作好準備,例如心態、準則指引、最佳做法?
對於許多不習慣在一段長時間遙距工作的員工來說,可能很難適應這種工作文化的轉變過渡。事實上有研究表明,遙距工作的員工在暫停工作、擺脫孤獨感、和溝通方面會遇到困難。

新型冠狀病毒疫情對每個人有不同的影響,因此沒有統一支援員工的方法。企業領袖和管理人員不僅要意識員工所面臨的挑戰,亦要懂得體諒,並花時間了解如何在這段時期為其團隊提供最佳的支援。

除了網上會議和工作討論外,管理人員亦應定期與團隊成員聯絡,並進行坦誠的對話,以了解員工如何適應過渡。與員工保持定期清晰的溝通,幫助他們掌握情況和最新消息也很重要。根據最新的愛德曼信任度調查(Edelman Trust Barometer)顯示,相比媒體、企業和政府,僱主是最可信的機構,僱主通訊是最可靠的新型冠狀病毒資訊來源。這表明企業領袖必須定期向員工通報公司如何提供支援,以及有哪些政策可幫助需要額外支援或指引的員工

3. 過渡至彈性工作安排或虛擬工作環境時,企業應注意什麼?
談到虛擬工作環境,由於缺乏面對面的互動,最常聽到的辯論議題是團隊成員之間能否建立良好聯繫,或者他們能否在分隔的情況下良好合作。我們最近進行了一項內部研究,以更好地了解分散工作的影響。有趣的是,我們發現員工分散工作與在同一辦公室工作一樣有效,但並不一定代表這種工作方式輕鬆或有趣。我們的指引強調建立人際關係和設定清晰的團隊期望,是幫助員工管理分散團隊的一些方法。

此外,在家工作與日常辦公室工作流程不同,例如沒有上下班、步行去開會或碰到同事等,因此工作效率策略尤為重要。幫助員工接受和適應變化很重要。Google設立了一個內部平台,提供針對不同遙距工作情況的心得,例如團隊合作、虛擬團隊效率、福祉和應變能力、在家編碼、以及進行有效的網上會議,以幫助員工制定新的日常工作流程。

4. 新型冠狀病毒疫情對未來的工作和人力資源策略有何影響?
對Google在內許多企業及其員工來說,應對這場獨特的危機是一場學習歷程。從實行遙距工作和虛擬合作、到引入新的職場政策和流程,我們共同編制指引共渡這個前所未有的時期。這次經歷無疑將促使企業重新思考其政策和機制,以確保為員工提供更高水平的支援,例如在精神健康和福祉方面的支援。與此同時,遙距工作和彈性工作安排現時成為可行的選擇,將促使更多管理人員和員工重新思考我們的工作方式。

5. 您對於企業如何在這個瞬息萬變的環境中繼續和持續進行數碼化轉型有何建議?
面對這場突如其來的疫症,越來越多靈活的企業開始透過科技來保持聯繫和工作效率,我們看到數碼工具的迅速應用。因此,投資開發數碼解決方案將有助不同規模的企業為未來的顛覆作更好的準備。對於以往缺乏數碼基建、或尚未準備好為員工重構工作環境和發揮雲端合作解決方案優勢的企業來說,這可能是一個重要轉捩點。