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隨著本地感染數字急增,香港許多僱員必須在家工作。儘管一些企業已實行全面數碼化,但許多公司仍要處理大量文書工作,僱員不得不打印不同文件、簽名然後再掃瞄上載,使工作流程瞬間變成噩夢。

要提升客戶和員工體驗,其中一個最簡單的方法是將需要親筆簽名的書面表格和靜態PDF表單,轉換成可以用任何設備進行電子簽署的網上智能PDF文檔。

Adobe表示,以下是將書面表格轉為具有電子簽署功能的智能PDF文檔的10大好處:

  1. 改善員工體驗。所有包含電子簽署功能和可填充PDF文檔的數碼工作流程,可讓顧客較方便填寫,員工亦較容易處理,為所有人帶來卓越的數碼體驗。

  2. 超越客戶的數碼期望,盡量減少期望落差。客戶期望生活各方面都能夠變得數碼化,例如乘車共享、房間預訂、甚至做運動,他們對銀行服務亦抱有相同的數碼期望。如果申請或貸款流程的任何部分需要紙張、親筆簽名或親身辦理,他們會選擇只需一按即可辦妥的另一個選項。

  3. 提高安全性。電子PDF文檔可使用密碼保護和編輯敏感資料,而電子簽署文檔具有明顯的篡改印記以確保真實性,可更好地保護公司和客戶的資料。

  4. 大大提升員工的效率和生產力。自動化的工作流程和審批流程,以及與後端系統進行集成,有助解決處理延遲,確保現今普遍使用Microsoft Office、Salesforce等系統的團隊能夠保持最佳工作效能。

  5. 降低法律和合規風險。電子簽署在全球大多數工業化國家/地區具有法律約束力,可信賴並且可執行。Adobe Sign符合最廣泛的法律要求和最嚴格的行業法規。

  6. 降低成本。運用數碼表格和電子簽署,可大幅降低紙張、打印、郵寄和儲存的成本。此外,員工可節省複印、發送傳真、文書歸檔或準備包裹的時間,騰出時間來處理更重要的任務。

  7. 減少重複輸入數據。使用數碼表格可免卻手動輸入資料,並減少相關的數據輸入錯誤。此外,可運用自動預先填充資料的表格,並與後端系統進行集成,以免客戶因不斷重複提供相同資料而感到麻煩。

  8. 提高透明度和「可審計性」。能夠查看所有正在處理的文檔狀態,包括哪些人已簽署,以及接下來需要誰簽署。亦可輕鬆查看自動創建並安全地儲存在每個完成的表單上、具有日期和時間印記的審計追蹤。

  9. 減少對環境的影響。想像一下,每天減少消耗數以千計的張紙,能夠拯救樹木、水和其他稀缺資源。

  10. 加快處理時間。電子簽署和自動化的工作流程有助消除障礙,並建立快速安全的數碼體驗,從而加快表格和申請的處理過程。