全遙距辦公企業GitLab如何作出最佳人事決策

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在68個國家／地區擁有超過1,300名員工的GitLab，自2014年起實行全遙距辦公模式。人力資源營運總監Jessica Mitchell認為，只要擁有「每個人都可作出貢獻」的文化便可實行全遙距辦公模式。這次Jessica Mitchell接受Aditi Sharma Kalra的訪問，期間談及：

1. 績效管理的演變 — 這如何改變管理人員與團隊成員之間的對話
2. 如果放棄以年終考核取代傳統績效管理系統會怎樣 — GitLab如何以「結果而非工作時數作衡量」
3. 應對低績效者並讓高績效者滿意的心得

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問：您整個職業生涯一直從事高科技資訊行業，管理這個行業的人力資源和人事流程最有趣的地方是什麼？

最有趣的地方之一，是可以運用科技提升團隊成員的體驗。作為人力資源領袖，能夠採用非但不會妨礙團隊成員、反而有助提升他們生產力和效率的工具和流程，對每個人來說都是一次重大勝利。

GitLab擁有「每個人都可作出貢獻」的文化，真的是每個人都可以！People Group使用自家產品和技術來公布變革或新政策或流程。

我們首先提出問題，然後與所有團隊成員就想法或潛在轉變展開對話或討論，從中收集所有GitLab團隊成員的意見和反饋，並建立一個資料庫來記錄數據／評論／意見以作日後參考。

運用我們的技術使所有人都能更巧妙地工作，從而提高效率和生產力，並為所有GitLab團隊成員制定出最佳人事決策。

問：GitLab的團隊手冊，打印出來的話長達8,000多頁！可以分享一下您最近推出或目前正籌備的一些重要人事和文化政策嗎？

這是一個很好和非常合時的問題。沒錯，團隊手冊長達8,000多頁，一切保持透明，清楚寫在手冊之中，非常好。

但團隊成員要閱讀8,000多頁文字很費時，而且難以快速高效地從中尋找他們所需的答案。

People Group於2021年6月28日推出「People Connect」，是GitLab的一站式團隊成員支援平台，透過單一接觸點整合所有人事相關問題和需求，讓團隊成員無須從頭到尾查閱8,000多頁的手冊，加快團隊成員的工作步伐，最終提升GitLab的整體效率。

People Connect的最大優點之一，是我們可以運用自己的產品作為團隊成員案例／需求管理服務平台，結合科技與人事計劃來推動創新解決方案。

問：疫情之下，非正式溝通增加、缺乏面對面互動和許多行業經歷低迷的一年，隨著績效管理的演變，這方面有何變化？

過去數年，許多企業實施非常嚴格的績效管理措施，包括為團隊成員分配「排名或標籤」，然後強制要求管理人員將一定百分比的成員分為最高和最低評級。為團隊成員貼上標籤可能會導致士氣低落，從而產生意想不到的負面影響，而強制要求管理人員將團隊成員分等級是一個令人不快和不自在的過程。

然後，我們看到徹底取消所有績效評級的巨大轉變，目的是希望在沒有評級的情況下，團隊成員不會因績效評級標籤而變得不投入。

這樣做的缺點是，管理人員真的很難向團隊成員提供適當的反饋，而且令到按績效支薪的對話和規劃變得更具挑戰。對團隊成員來說，這感覺非常主觀，並且在進行年度績效評估時，管理人員與團隊成員對實際期望可能會出現落差。

隨著疫情蔓延，並顛覆傳統的績效管理做法，我們看到一些企業採取較中庸之道，對績效與發展給予同等的重視和關注。因此，管理人員與團隊成員的對話可能會側重於他們與同級成員相比的工作表現如何，並具有明確的績效評級。

與此同時，管理人員將重點關注團隊成員未來的發展和職業規劃。隨著越來越多團隊遙距和異步辦公，管理人員對其團隊成員進行整體績效評估時，同事反饋也可能發揮更大作用。

問：如果摒棄年終考核，以什麼取代「傳統績效管理系統」？

企業須繼續改進其評估績效和生產力的方式，尤其當他們在疫情期間，從較傳統的工作模式（團隊成員在公司辦公室工作）變成全遙距辦公模式。

目前缺乏良好績效或生產力管理系統的企業，將難以理解和決定如何以團隊成員的工作時數以外指標來衡量生產力。管理人員管理遙距辦公團隊的方式也需要轉變。

在我們手冊的結果部分，討論了GitLab以「結果而非工作時數作衡量」的價值觀。

在這些時期，企業需要改變，以確保他們準確衡量員工的績效和生產力，而不僅僅是他們的工作時數。

這需要管理人員參與並真正了解團隊成員的角色和職責，並設定明確的書面目標和里程碑。企業必須檢視其目前採用的績效評估流程，確保管理人員擁有合適的工具來評估員工的績效和生產力，而不僅僅是他們的工作時數。

問：如何應對低績效者並讓高績效者滿意？請分享一下您的心得。

任何企業和管理人員應對低績效者時，最好的方法是儘早著手處理並解決這個情況。那位團隊成員可能只是缺乏合適的工具、需要額外的培訓、或者沒有得到明確的指示。

儘早著手處理有助團隊成員盡快重回正軌，避免情況惡化至無可挽救的地步。這亦有助管理人員在情況影響項目、團隊甚至公司之前，解決和處理好績效問題。

如何讓高績效者滿意？激勵他們和令他們在工作上感到滿意的誘因因人而異。

這沒有一刀切的方法。您可以為所有高績效者做一些事，包括按績效支薪、職業發展機會、晉升、知名度機會、延展任務等。重要的是與團隊成員的對話，他們有什麼目標、他們有什麼興趣、什麼原因令他們留在目前職位和公司、以及我們需要做些什麼令他們保持投入。

對話雖然重要，但最重要的是公司的行動。如果您花時間與高績效者進行這些對話，卻不採取任何行動，他們最終只會離開。需要制定計劃和方案，投放實際資源在這些團隊成員身上。

問：這些轉變令GitLab的績效管理方式有何變化？

疫情前，GitLab的透明度價值觀推動了持續反饋、績效評估和發展的循環，這對我們很有幫助。而在2020年，我們實施績效／潛力矩陣進一步將其正式化。

秉承真正的GitLab精神，我們在2021年重複這個過程，目標是讓團隊成員了解自己的工作表現，以及他們擔當越來越廣泛或更複雜職責的潛力，當中包括晉升機會，和／或出任其他新角色。

我們期待與團隊成員一起不斷重複這個過程，並為他們提供績效和發展反饋。

團隊成員與管理人員有時只會在年度或兩年一次的績效檢討對話時才會討論到發展這個議題。像GitLab的反饋一樣，我們希望並鼓勵在團隊成員與管理人員同意的情況下，盡量增加這些對話的次數。

我們鼓勵最好每季度進行一次這類對話，讓團隊成員與管理人員可以共同制定計劃，一起實現預期的發展成果。我們已為團隊成員提供一些最佳實踐和資源，以助他們思考和規劃其職業目標和發展計劃。

問：最後一個問題 — 如果您有一根魔法棒，可以為公司和員工做任何事，您會做什麼？

我希望有源源不絕的魔法棒！我有很多事情想做，而我立即想到的是提升團隊成員的體驗，尤其在多元、共融和歸屬感（DIB）方面。

我希望為公司增加多元化的求職者和人才儲備。

但成功聘請多元人才並非終點，我們必須採取留住人才的措施，讓團隊成員能夠盡情投入工作，否則我們在多元化招聘方面的努力將變成徒勞。

讓團隊成員以最適合他們的方式和風格工作、維護我們公司的價值觀、互相支持、以及勇於指出有違公司價值觀的行為，都是實現DIB的首要任務。

我們必須建立並培養一個共融環境，讓每個人都覺得賓至如歸、安全和得到支持，這樣他們才能盡展所長，否則可能會適得其反。

關於Jessica Mitchell：

Jessica Mitchell是GitLab人力資源營運總監，擁有超過20年人力資源管理經驗。Jessica負責為GitLab人力資源業務合作夥伴部門的產品和市場推廣發展團隊提供支援。加入GitLab前，Jessica曾在Marconi、思科和SailPoint Technologies等公司擔任各種人力資源管理職位。Jessica擁有Asbury University的學士學位，主修中學教育／歷史。Jessica熱衷於協助推動有關團隊成員聯繫、發展和業務解決方案的政策。Jessica閒時喜歡與家人共處，以及與她的愛犬一起散步。