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COVID-19法律更新:無薪假和在家工作的注意事項

COVID-19法律更新:無薪假和在家工作的注意事項

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由 Lewis Silkin法律總監Catherine Leung撰寫

商店/辦公室等關門期間,僱主可強迫員工休年假嗎?

年假分為兩類:受《僱傭條例》規管的法定年假,以及按合約訂明,僱主在法定年假以外給予的任何年假,稱為合約年假。

如果僱主沒有在僱傭合約中區分法定年假與日數較多的合約年假,香港曾有一個案例,僱主須面臨法院裁定向僱員提供的所有年假應按照《僱傭條例》中有關法定年假的規定進行處理的風險。

放取法定年假時間應由僱主與僱員協商後決定,僱主可給予至少14天的書面通知,指示僱員在僱主規定放取法定年假的時間內放取法定年假,除非雙方共同同意較短的通知期。

因此,如果僱主取得僱員同意在較短通知期內放取法定年假,那應該沒有問題,也不會違反《僱傭條例》。如果僱員不同意安排,僱主不得在這段期間強迫僱員放取法定年假,否則便違反《僱傭條例》。

如果僱傭合約沒有區分法定年假與合約年假,相同規定可以說同樣適用於處理合約年假,因此最理想的做法是在僱傭合約中區分兩種年假。

香港許多企業仍實施在家工作指示,人力資源部門因此要面對許多僱傭法例問題。您能否講解一下人力資源部門應留意的一些與此有關的陷阱?

允許彈性工作安排有很多好處,例如減少成本(包括辦公室和辦公室開銷)、減少交通時間、令員工感到被信任從而提升工作動力、以及在較輕鬆的環境下工作或能提高員工的工作效率(雖然有些人表示由於新型冠狀病毒疫情導致學校停課,因此在家工作安排要面對兼顧子女的挑戰,而且家中可能沒有足夠的工作空間),但人力資源部門在考慮在家工作員工時應留意幾個範疇。

儘管沒有強制要求制訂在家工作政策,但我強烈建議制訂書面政策,其中應涵蓋以下重要範疇:

  • 工作地點
  • 工作日和工作時間(根據僱傭合約)
  • 用於評估員工績效的因素/績效指標
  • 資訊科技安全性和公司設備的使用
  • 資料保護和私隱
  • 公司和客戶資料保密性
  • 健康和安全責任。雖然香港沒有涵蓋在家工作的特定法例,但《職業安全及健康條例》規定每名僱主必須在合理可行的情況下,確保所有在職僱員的健康和安全。為盡量減低工傷的潛在責任風險,應要求所有在家工作員工同意建立一個安全且符合人體工學的家庭工作環境,並遵守良好的健康和安全規範。

僱主應諮詢其現有保險供應商,確保其現有的工傷保險涵蓋僱員受僱或在受僱過程中在家工作時遇到的任何傷害。在香港,僱員補償保險必須涵蓋所有與工作有關的傷害。

僱主亦應對僱員在家工作期間的工作期望訂明非常清晰的指引。一方面,僱主可考慮實施一定程度的監控,以確保僱員如在往常工作環境一樣繼續履行職務。

但微觀管理可能不是最佳解決方法。僱主也可考慮培養一種自我問責的文化,讓僱員明白他們應及時回應和負責任,以確保他們如在往常工作環境一樣繼續履行職務和責任。

僱主亦應明確指出,在家工作不會對僱員的僱用條件造成永久改變,他們應考慮保留指示僱員在需要時上班的權利。

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