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遙距工作:後疫情時代的業務經營新藍圖

遙距工作:後疫情時代的業務經營新藍圖

 

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2019年12月:全球錄得首宗新型冠狀病毒(COVID-19)確診個案。短短數月間,新型冠狀病毒已成為全球大流行疫症,世界各地數以百萬人受到感染,無數人因此喪失生命。

各國政府紛紛採取疫情防控措施,數十億僱員分散在不同地方工作,大多數企業被迫局部或全面停工。社交距離、自我隔離和邊境限制措施限制了大多數國家的人員流動,企業的經營須依靠分散在不同地點或在彈性工作時間下工作的團隊。

我們希望通過以下問題和大家分享企業如何在危機下有效管理分散的員工團隊並提升自身的可持續發展能力。

#1 企業如何與分散的團隊保持有效溝通?
許多企業從未考慮過有一天必須遙距管理其員工團隊。突如其來的疫症迫使企業必須轉向遙距工作模式,但對大多數人來說,管理遙距團隊是一個未知的領域,使用遠程通訊工具溝通也比預期更為困難。

僱主應先解決員工對遙距工作的顧慮,例如電腦資源、互聯網連接和公司伺服器、打印設備、網上會議平台等,使遙距工作在技術上變得可行。另外,企業領袖應考慮通過以下措施加強員工之間的溝通:

  • 與其整天忙碌於整理及回應來自不同通訊途徑的資訊,不如集中使用企業所選的一兩個固定的渠道或工具;
  • 安排例行會議,並要有妥善的議程、具體行動要點和計劃;
  • 使用視像會議。事實證明,參與視像會議的與會者更專心、投入,令會議比純語音通話或書面通訊更為有效;
  • 錄影和記錄。會議組織者亦可考慮對重要的視像會議或通話進行錄影或者錄音,為溝通中可能產生的誤會或誤解提供參考依據;
  • 在傳達管理方針和指引的溝通過程中,管理層應保持信息透明和一致,以避免訊息混亂而造成員工的焦慮。

#2 如何裝備遙距工作的員工並賦予他們權力?
僅向員工提供遙距工作所需的設備和工具是不夠的。作為負責任和關切員工的僱主,我們應考慮員工遙距工作時可能發生的各種情況,以及如何為員工提供所需的支援。例如:

  1. 員工在生理和心理上是否準備好在新的環境下工作?
  2. 他們需要多長時間適應新的工作環境和設備,繼而能夠有效工作?
  3. 在員工需要時,是否能及時提供所需的支援,例如解決資訊科技方面的問題?
  4. 公司經理和主管最了解自己的團隊。他們是否有權決定最適合團隊的工作模式?

至於如何讓分散的團隊井然有序地工作?以下是一些建議:

  • 按既定角色和職責明確分工;
  • 簡潔清晰的指示;
  • 共同制定切實可行的項目時間表;和
  • 提供具體的聯繫方式,員工可以在有需要時聯絡相關人員,獲得所需的支援。

#3 如何設定生活與工作分界線?
部分員工難以適應遙距工作、在家工作或彈性工作模式,特別是當員工沒有合適的工作空間和設備,或者需要照顧在家的子女和其他家人的需要。生活與工作之間的界線很容易混淆,有些人可能難以劃分一個固定的工作時間。

公司可以考慮協助在家工作或者遙距工作的員工設定具體工作時間表、完善工作區域及設備、管理工作進度,並協調員工和家人對「工作時間」的期望。當面對面溝通及工作的機會驟減,提供指引以提高員工在自律、信任和期望管理的能力及表現將有助團隊保持工作質素、有效溝通和提升士氣。更重要的是,僱主應尊重員工在遙距工作時的生活與工作界線,不應要求他們在非工作時間工作。

全球動盪時期,何者為先?
在危機之下,企業領袖應該問自己:

  1. 「業務遭到阻礙時,我們如何持續營運?」
  2. 「是否應該改變工作中的優先次序?」
  3. 「業務增長仍然是唯一的主要目標嗎?」

為應對新型冠狀病毒疫情,許多企業將工作重點從致力推動業務增長轉向提升業務可持續發展和靈活性之上。除了有效管理分散工作的團隊外,企業亦應考慮是否需要改變其短期和長期的資源調配策略。聘用專業的非全職員工和工作外判是大勢所趨,並將極大地改變未來的人力資源及商業環境。我們可以預見各類新的危機將不斷出現,能夠靈活應對並以開放的思維來面對挑戰的企業,才能蓬勃發展及成功渡過危機。當代企業領袖應時刻保持積極態度和創新思想,探索精神或成為未來業務模式的新常態。

董事兼專才及項目支援服務及客戶服務總監鄧沛珊(Portia Tang)

香港立信德豪會計師事務所

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