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勞資政公平與良好僱傭聯盟(TAFEP)的專家表示,裁員時,僱主應確保篩選裁員對象的標準客觀透明、並貫徹始終。

儘管已考慮或實施必要的節省成本措施,但裁員仍可能無法避免。裁員難免會產生憤怒、怨恨、不信任和不確定感,在這種情況下保持客觀和同理心有助減輕憂慮並保持員工士氣。

以下是僱主進行裁員時的一些注意事項。

使用客觀篩選標準

僱主應確保篩選裁員對象的標準客觀透明、並貫徹始終,應基於員工的能力、經驗和技能是否能夠支持組織的可持續發展、勞動力轉型或未來業務需求。

企業不應以年齡、種族、性別、宗教、婚姻狀況和家庭責任或殘疾為由歧視任何員工。有些企業以工作表現為裁員標準,但缺乏公平客觀的考核機制和衡量標準來評估員工的工作績效。

無論是否以工作表現作為裁員標準,僱主都應確保建立適當的績效管理機制,以便評估員工的功績。主管亦應定期與員工進行具建設性的績效檢討,讓員工能夠採取行動以提高其工作表現。所有績效評估都應記錄在案並保留至少一年。

注意:選擇裁員應基於客觀標準,主要考慮員工的功績和保留技能以確保業務可持續發展。僱主亦應從長遠角度考慮其人力需求,包括維持以新加坡員工為核心勞動力的需要,裁員不應導致本地員工比例減少。

儘早溝通並給予較長通知期

儘管大多數員工都了解當前的經濟環境,並明白公司可能會裁員的原因,但企業必須確保以謹慎和富有同情心的方式進行裁員。

缺乏早期溝通和通知期不足是被裁員工經常提出的抱怨,例如一家老牌零售商當場宣布大規模裁員,僅給予員工不足24小時來接受裁員方案,被裁員工被要求立即收拾物品,並由保安人員護送離開。缺乏尊重和遲來的溝通殺被裁員工一個措手不及,當中有許多更是長期服務的員工,他們幾乎沒有時間作出反應。

溝通和裁員流程不應被視作例行公事。在公布裁員通知之前,儘早與員工溝通公司為應對業務挑戰所作出的努力和裁員的意圖。向任何員工發出個人裁員通知前應這樣做,以便他們做好心理準備。僱主與所有員工進行早期溝通時應涵蓋以下內容:

  • 解釋公司為應對業務挑戰所作出的努力,以及公司面對什麼業務情況導致需要裁員。
  • 概述公司將如何進行裁員。
  • 詳細說明將要考慮的因素。
  • 說明向受影響員工提供的援助。

僱主應給予比《就業法》規定或合同要求較長的裁員通知期,使被裁員工有較多時間作準備和尋找新工作。向被裁員工發出的信函應:

  • 通知裁員。
  • 準確透露裁員原因。

如果因削減職位而裁員,通知信應清楚列明。如果因職責範圍轉變或擴大,僱主在考慮裁員前,應先考慮是否有其他選擇,例如提供培訓以提升員工技能和能力以適應新角色,或者將員工調派至公司內部其他合適職位。

僱主亦應提前規劃並提供指導,以助員工順利過渡。如果已考慮其他選項但不適用,應向員工保持透明以免產生誤解。

為確保以尊重和具同情心的方式進行裁員,僱主亦應指導負責溝通的主管如何以謹慎的方式通知員工裁員。讓人力資源人員和工會代表(如適用)在現場聽取被裁員工的意見和協助解決問題,並給予適當的時間和空間讓受影響員工在清理物品前消化裁員的消息。

提供裁員補償

所提供的裁員補償應與《管理多餘人力和負責裁員的三方諮詢(TAMEM)《因新冠肺炎導致業務困難而向被裁員工支付裁員補償的諮詢(Advisory on Retrenchment Benefit Payable to Retrenched Employees as a Result of Business Difficulties Due to COVID-19)》保持一致。僱主提供的裁員補償將取決於他們當時的財務狀況,應盡可能提供合理的款項,以支援受影響員工尋找新就業機會。

服務至少兩年的員工合資格獲得裁員補償,而服務不足兩年的員工可獲得特惠金。必須確保不同被裁批次的員工獲得平等的補償,以免員工誤解僱主有任何歧視。

業務大受影響或陷入嚴重財務困難的僱主應與工會(如有加入)或員工進行商討,以達成僱主與受影響員工雙方均接受的公平裁員補償方案。

與員工溝通時,解釋公司為應對業務挑戰所作出的努力和當前財務狀況有助他們更好地了解公司的業務狀況。

提供工作支援

負責任的僱主應參考TAMEM協助被裁員工尋找新工作。以下提供一個例子,展示僱主如何為被裁員工提供諮詢以外的援助,並作出切實的努力幫助他們過渡至新工作。

一家資訊科技公司因重組而裁減95名員工,該公司向被裁員工給予最後受僱日期後額外三個月的時間使用其員工支援計劃(EAP)。

員工可通過員工支援計劃向顧問尋求協助,以解決任何可能對其健康產生不良影響的個人或工作相關問題。員工亦可選擇保留其手提電腦,以助他們尋找工作,以及查閱公司內部目錄以獲取有關面試準備和撰寫履歷的資源。為確保被裁員工繼續提升他們的知識和技能,該公司還為他們提供為期6個月的LinkedIn Learning訂閱服務和課程。

當裁員無可避免,請儘早通知人力部1,以便新加坡勞動力局、三方合作夥伴和其他相關機構可協助被裁員工尋找新工作和/或安排相關培訓以提高他們的就業能力。逾期或不作通知可能會受到行政處分。工會組織亦應在通知受影響員工前儘早通知相關工會。

時刻謹記裁員並非減少多餘人力的唯一方法,還有其他替代方案,例如培訓、重新部署人手和縮短工作週,以助企業保持活力,同時在經濟低迷時期為員工提供支援。

請參閱《管理多餘人力和負責裁員的三方諮詢》和常見問題,以了解更多負責裁員的做法。如果裁員無可避免,請使用附件B的清單作為負責任地裁員的指南。

TAFEP提供資訊和資源協助僱主和人力資源專業人員緊貼人力資源最佳實踐。詳情請瀏覽tafep.sg

1從2021年11月1日起,無論被裁員工人數多少,擁有至少10名員工的僱主均必須就所有裁員通知新加坡人力部(MOM)。有關強制裁員通知詳情,請瀏覽http://www.mom.gov.sg/notify-retrenchment

圖片來源/123RF