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彈性工作的真正受益人是誰:僱主還是僱員?



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今期的專題報導會深入探討彈性工作,解構政策是否僅有利僱員、什麼原因阻礙僱主實行政策、以及這套工作方式如何適用於香港職場環境。兩家正實行彈性工作政策的公司——Chengbao和Philip Morris International分享其原則和實踐方式,另外兩家共享工作空間解釋其經營理念。

彈性工作政策和對僱主的好處

中型軟件開發公司Chengbao將彈性上班時間和偶爾在家工作納入其人力資源管理策略。理論上,員工每星期至少工作40小時,而在辦公室內的主要工作時間為上午11時至下午5時,當中包括午休時間。而實踐上,Chengbao將其靈活性擴展至執行層面,管理人員不會質疑其團隊何時上下班或請病假。

在彈性安排下,團隊會議、頭腦風暴會議和決策過程佔據員工在辦公室的大部分工作時間。

Chengbao人力資源主管Xavier Vazquez說:「我們相信,一家重視員工自主權、並對工作時間給予彈性的公司,可以為員工創造一個更健康、更高效的工作環境。」

Philip Morris Asia人員及文化項目負責人黃卓傑也同意員工自主對企業所帶來的正面效應。美國跨國煙草製造公司Philip Morris International的香港辦事處僱用約350名前線和後勤員工。

黃卓傑進一步解釋指,對靈活職場的堅持體現了其公司的信念。Philip Morris Asia重視自我擁有權,並致力成為協助員工成就最佳自我的跳板。

該公司在2018年中實行四天半工作週和彈性上班時間,員工亦可在主管批准下選擇在星期五早上遙距辦公。

該煙草公司亦與多家保險公司合作設計靈活保險計劃套餐,員工可根據其需要分配人壽、醫療、牙科或生育保險配額,所有計劃均適用於所有職級員工。

正如所料,Chengbao和Philip Morris Asia的員工都支持這些安排。僱主方面,Chengbao的公司士氣、合作、員工精神、工作效率和創意方面均有所提高,員工曠工和遲到的情況減少,離職率減低,與海外同事和商業夥伴的溝通變得更好,並提升公司對人才的吸引力。

IWG Hong Kong區域總監Nancy Yip解釋指,快速發展的公司或跨國企業基於成本效益、設施和與當地社區的聯繫而選擇共享工作空間,theDesk行政總裁Thomas Hui回應指共享工作空間是多元共融的社區網絡,吸引企業鼓勵零工僱員或本地員工在共享工作中心履行日常職責。

Is flexible working pro-employee or pro-employer in the short term?

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自由與混亂

給予員工大量自由似乎使管理層的角色陷入混亂,因此在實行前制訂某些條件,或慢慢將員工調回傳統工作模式的迫切需求並非毫無根據。

許多傳統人力資源和管理方式都源於泰勒主義或科學管理,當中涉及工作的靜態優化和嚴格控制的流程。George Ritzer提倡的現代社會學現象「麥當勞化」強調效率、可計算性、可預期性和控制,正如這位社會學家所說,「違背當中工作的人或接受服務的人的基本人道」。

John Stredwick和Steve Ellis在他們的《Flexible Working (2005)》一書中指出,泰勒主義和麥當勞化都有一個共同理論,就是人力資源經理的主要角色是確保合規和整合,而兩者均在大規模生產或全球化時代中蓬勃發展。

然而,在現今不斷轉型和不可預測的時代,強制控制並不配合要求靈活、創新和創意的高需求人才的工作職責或特徵。

回到香港彈性工作的話題,Vazquez和黃卓傑均指出信任是成功的關鍵。Chengbao實施彈性工作政策後,並沒有制訂特別的評估方式,管理層所重視的是個人對團隊和公司的貢獻,以及員工對工作的滿意度,而非他們的工作時數。因此,該公司會定期舉行一對一會議及績效
反饋會議。

Philip Morris Asia也認為沒有必要追蹤員工使用這些福利的頻率,或監控他們的一舉一動。該公司希望透過減少要求員工實際出勤,可讓他們發掘到自己對工作的熱誠。對於緊急事項,該公司的傳統做法是為每位新員工配備一部工作專用的手提電話。

黃卓傑說:「許多香港公司會控制員工,例如嚴格規定上下班時間,或設立出勤獎金。僱主或人力資源部門應問一下自己:您希望員工實現什麼目標?準時與否與其核心工作職責相關嗎?為什麼?」

設有彈性工作政策的香港僱主向僱員推廣政策方面似乎是一個潛在問題,Hays在其薪酬指南中指出,大多數(33%)受訪僱主未有向員工宣傳其彈性工作選擇。

香港的彈性工作

Vazquez說:「彈性工作適合像香港這樣忙碌而緊張的城市。我們與各行各業及身處不同職業階段的人才交談,很明顯,傳統冗長和嚴厲的工作時間表往往令員工感到挫折、怠倦和失誤。」

「今時今日,沒有以周全的方式解決彈性上班時間問題的公司,將要冒著失去重要人才的風險。」

然而,彈性上班時間和遙距工作並非適用於所有職位。

Which job functions are suitable for flexible working arrangement?

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Chengbao建議,尚未制定彈性工作政策的公司應仔細考慮哪些崗位仍需要固定工作時間和固定工作地點以完成工作;清楚了解該如何衡量工作效率和結果;並要在自由與彈性、工作效率和員工實際出勤之間找到適當的平衡。

此外,萬寶路母公司指彈性上班時間實行成功,與公司的研究和實行方法大有關係。

在執行之前,Philip Morris Asia的人力資源團隊(該公司稱之為人員及文化部門)進行了面對面的訪談以了解員工需求;考慮了公司文化如何配合彈性工作;確定需要更多溝通的員工類型;並研究在多元化員工團隊中實現平穩過渡的方法。

總之最重要的是,任何人力資源人員都要尋找方法獲取管理層的支持,以實現彈性工作的長遠效益。許多公司正轉向共享工作空間以提高業務效率和彈性,Yip敦促「企業要研究不斷變化的全球僱員特質,因為超過三分之二的全球僱員決定每星期遙距工作,並預計到2030年,全球將有30%的企業商業地產成為彈性辦公空間。」


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