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如何撰寫完美錄取通知書

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經過一輪接一輪的面試,終於找到完美的應徵者填補職位。但不要開心得太早,因為還有一封錄取通知書要寫。

許多主管都以為,簡簡單單的一封錄取通知書不會出甚麼差錯,基本上重複與應徵者面試時所達成的協議就是了,可是誤大事的可能就是那些小小的細節。

simplyHR LLC聯合創辦人兼人力資源業務合作夥伴Nikki Larchar在Glassdoor一篇帖文中提到:「錄取通知書屬於法律文件,因此一經簽署就很難修改。」不但修改難,隨意修改文件更會令您看起來不專業,而且會為團隊造成額外的工作。

要寫出一封正確無誤的錄取通知書可能比想像中難,幸好帖文分享了幾項寫錄取通知書時必須特別注意的細節,只要跟著指示仔細檢查,就能確保通知書萬無一失。

1. 日期和時間

員工第一天上班就沒有出現,肯定會破壞您的工作計劃,但如果是您寫錯了日期或時間就與人無尤了。另外,小心留意新員工的上班日是否剛巧遇上直屬上司休假,或者是公眾假期。如果要在信中列明試用期,那亦要檢查一下。

2. 工作職責

確保信中列出的工作職責,跟您或其他面試官與候選人討論的內容一致。信中要明確寫出所有職責,並小心措辭,儘量避免任何會引起爭拗的描述。

3. 薪酬福利

薪酬福利應該在面試期間已經討論清楚,並在通知書中明確列出。

如果通知書上表示薪酬的形式,與跟應徵者討論時的有所不同(例如以月薪計或以年薪計),就應確保換算無誤,其他內容亦要符合已商定的要求,必要時可以與面試官再次確認薪酬和已承諾的福利等信息。

一些公司會將假期日數和保險等福利列明在員工手冊中。如果公司沒有員工手冊,就需要在錄取通知書中明確列出相關福利。而即使公司有員工手冊或其他類似的文件,如果面試官有向應徵者承諾一些諸如額外休假或公司手機等額外福利,通知書都要明確列出。

4. 保密協議

保密協議十分常見,其目的是為免員工洩露公司的財務狀況、最新產品設計和其他敏感資料,尤其是剛加入團隊的員工就更需要明白公司保護資料的方針。另外,通知書應明確說明違反協議的後果。

5. 不競爭條款

Rocket Lawyer將不競爭條款定義為「雙方簽署的合同,而其中一方同意在一段時間內不與另一方競爭」。條款禁止員工公開公司的內部資料,同時禁止員工投身競爭對手的公司,或開展與公司有競爭的業務。

Obermayer Rebmann Maxwell & Hippel LLP的Andrew Horowitz表示︰「這些協議會嚴重限制員工未來尋求其他工作的自由。例如,員工在限期內不可以在其工作的地區從事相同行業的工作。因此,員工要找新工作,就必須先待協議失效,或者要到另一個地區,或者轉行。」

這類條款可能對員工的生活造成嚴重影響,所以Horowitz警告,企業在加入條款之前必須慎重考慮。

6. 不招攬協議

不招攬協議與不競爭條款類似,都是雙方簽署的合同。一旦簽署不招攬協議,員工離開公司後,在限期內不可以招攬舊公司的客戶,所以即使員工日後自立門戶,公司仍能夠留住現有的客戶。但同樣,要實行協議前必須慎重考慮。

延伸閱讀:人力資源人員必須知道的香港競爭條例內容

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