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如何寫外出電郵而不失霸氣

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Human Resources的團隊在過去一個月發了不少電郵,邀請不同人士接受我們雜誌訪問和作演講等等,過程中收到了幾封自動回覆的外出電郵。

為了表揚一下寫這些電郵的人的創意,我們挑選了我們最喜歡的幾封跟大家分享:

[為了保障私隱和保持精簡,以下所有電郵都經過編輯]

1. 坦誠度100分

「我正在休假,不在辦公室。我知道我應該要寫『我只能有限度地讀取電郵,而且在復工前可能無法回覆。』但其實不是這樣的。我手機不離身,有需要的話我是可以回覆的。而且我已經有心理準備可能需要在假期中處理緊急事情。

話雖如此,我答應了家人會盡量放下工作並好好享受假期。所以,我想試一個新做法,就是將決定權交到你手中:

– 如果你的電郵確實很緊急,需要在我休假時得到回覆,就請你將電郵重新發送給xxx。

– 否則……如果你想我在復工後盡快回覆你的電郵,就請你在2018年xxx再發一次。」


2. 當你有更重要的事情需要處理

「我要離開辦公室去辦一些事情,那就是生寶寶啦!我會在2018年xxx帶著疲累的身軀復工,不過沒關係,我同時會帶著人生的新觀點復工的!祝我好運!」


3. 開門見山不好嗎?

「親愛的發件人,我已離開公司了,所以不會再查看和回覆你的電郵。謝謝。」


4. 我已經將這個格式儲存到我的自動回覆系統裡去了

「親愛的發件人,

謝謝你的電郵。

()出差
()參加活動/進行培訓/開會/研討會 – 外出會議
(X)年假
( ) 病假
( ) 公眾假期

我可能
()不會閱讀或轉發電郵
(X)會不時閱讀電郵
()會不時閱讀和轉發電郵

謝謝你,祝你有美好的一天。」


5. 最後,就是名正言順將工作交給上司

「嗨,我將在2018年xxx休假。如有緊急事宜,請聯繫我們的行政總裁xxx。謝謝。」



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