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向「密件副本」說不

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若您曾吩咐員工將電郵「密件副本」給您,現在不要再這麼做了。

據劍橋大學賈吉商學院研究人員領導的五項系列研究顯示,使用「密件副本」功能較「副本」更易令收件人覺得送件人不那麼道德,而且有較多秘密和更具威脅性。

在《哈佛商業評論》一篇新文章中,研究人員扼要指出同事接受合理行政理由使用「密件副本」,例如「作為向上級更新情況,因而無須回覆電郵」或不想「讓對方知道上級的聯絡資料,以免對方直接聯繫上級」。然而,發件人若事後解釋,不論是以上哪個理由,都不會消除收件人的負面感受。

該五項系列研究就使用「密件副本」各個環節調查了694名平均至少具10年工作經驗的在職成年人。以下是調查結果摘要:

  • 一般認為向上級「密件副本」較「副本」有違道德,顯得有較多秘密和更具威脅性。
  • 人們使用「密件副本」的合理原因包括行政理由如「作為向上級更新情況,因而無須回覆電郵」,或不想「讓對方知道上級的聯絡資料,以免對方直接聯繫上級」。
  • 使用「密件副本」(與使用透明度較高的「副本」比較)會令收件人認為送件人不那麼道德,不太適合擔任團隊領導者。即使發件人後來以上述兩個行政理由解釋為何使用「密件副本」,仍無法消除收件人的負面感受。
  • 相比「密件副本」,人們遠較接受在回覆其他收件人後,將電郵轉寄給上級。儘管收件人仍然認為發件人不太道德,但感覺上轉寄電郵的問題較小。

這些研究由劍橋大學賈吉商學院管理學畢馬威教授David De Cremer、劍橋大學賈吉商學院研究助理兼實驗室經理Jack McGuire及比利時根特大學博士後研究員Tessa Haesevoets博士負責進行,他們透過網上系統Prolific Academic(ProA)招募參與者。

說到研究結果對企業及主管有何啟示,研究人員指出幾個重點:

  • 最好不要「密件副本」給上級。
  • 正如早前的研究顯示,雖然使用「副本」功能發電郵給上級較可取,但仍會令人不大舒服及產生負面感覺,並會向同事發出威脅意味,破壞團隊內部互信。
  • 轉寄電郵可能是解決「密件副本」的辦法。然而這種做法本身也有問題,並非十全十美。

他們得出結論指:「有效解決方法之一是重寫新電郵,親自向團隊主管匯報情況。這種電郵可採用進展更新的形式,既符合「密件副本」的行政目標,使上級了解最新發展,又不會令其他團隊成員不好受。」

《Human Resources》團隊的另一建議,是與您的團隊每週進行一次會議,這可當面匯報最新進展,同時可避免因電郵產生的誤會。此外,每週會議還有助提高生產力,建立表達意見的文化,更可減輕壓力。

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