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主持和出席會議的秘訣

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您每個星期花上多少時間開會?可能不少。事實上,不論是員工還是主管,都經常抱怨開會浪費了不少處理重要任務的寶貴時間。

但是,其實只要處理得宜,定期會議可以提高團隊的工作效率、建立反饋文化、甚至減少工作壓力。

Robert Half最近分享了一些有關開會的貼士,不論您是會議主席還是與會者,只要跟足秘笈好好準備,就可以發揮會議的最大效用,不枉費大家的貢獻。如果不希望下次會議所花的時間再次付諸流水,就要好好記下這些要訣了。

主持會議時:

1. 盡量令討論簡潔、明確 
沒有方向的會議簡直是浪費時間,所以主席有責任了解會議的目的,並確保討論不離題。此外,文章作者建議盡可能減少為開而開的恆常會議,會議亦應該只邀請與會議主題相關的員工。

2. 嘗試非傳統會議的方式
不僅是您,與會者亦可能已經厭倦了圍在桌子開會。因此文章作者建議嘗試一些新的開會模式,例如站著開會,或者一邊走路一邊開會。這些開會模式不但可以令與會者更加投入,同時可以驅使大家把話說得更簡潔。

3. 確保每個人都有發聲的機會
開會前緊記要向每位有份出席的人員發放議程,方便他們在開會前做好準備,並有時間構思想法。此外,要確保每個人在討論期間都有機會發表意見。

4. 做一個稱職的領導者
主持會議並不等於可以獨霸發言權,這完全違背了開會的目的。一個稱職的領導者不是要高談闊論自己的想法,而是要聽取各人的意見,引導團隊提出新構思,並啟發他們做得更好。另外,請確保您的決定能夠有效和清晰地傳到其他人的耳中。

5. 會後跟進
會議結束後,可以發送跟進電郵,回顧或澄清討論過程中談及過的重要細節、待辦事項、計劃、甚至靈感。

出席會議時:

1. 及時回覆邀請並準時出席會議
回覆會議邀請,以便搞手確定您收到邀請並有空出席。另外,其他人可能跟您一樣忙,所以忙碌不是遲到的藉口,而且遲到亦可能會令您錯過重要的訊息。

2. 事先閱讀議程
開會前先看一下會議涵蓋的內容,並提前做功課,例如搜集相關的資料。可以的話,嘗試就討論的事項想一下不同的解決方法或者替代方案,而不是單單提出問題。如果在會議前沒有收到議程,不妨去問一下討論的主題。

3. 適當的時候提出意見
如果不熟識會議的議題,您可能會有很多疑問,但先不要急於發問,應先讓其他人問問題,因為那些回答可能已經可以解答您的疑問。如果有些會議是您之前沒有參與過的,那就請先看一下前幾次會議的紀錄,了解一下自己在會議中的身份和角色是什麼,以及應該何時發言等禮節。

4. 說話盡量簡潔
話越長,同事聽得進耳的機率就越小,這是一個不變的道理。開會前花些時間練習如何簡明扼要地表達要說的話。如果要進行簡報,請盡量減少投影片的數量。請確保用字簡單易明,令同場所有人都能夠容易明白,包括外行人。

5. 不要一心二用
電話鈴聲和響鬧裝置都會嚴重打擾會議,因此開會前請關閉手機的響鬧功能。開會時可以記下重要的細節和待辦事項,但要不時抬頭,以免被其他人以為您只顧做自己的事。

圖片來源/123RF 

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