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人力資源人員零錯誤溝通大法

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人力資源專業人員明白文書工作沒完沒了;文字、電郵和內部紀錄通訊是有效的人力資源策略之關鍵。無論是對外的求職者還是對內的同事,犯錯讓您失去公信力。再者,根據寫作工具網站Grammarly,移動設備已成為專業人士工作用上的主要溝通工具。
該網站指出,利用手提電話寫作出錯的機會比電腦平均多五倍,雖然手機上打的字數比較少。用手提電話每打100個字就出現42個錯誤,而電腦就只有八個。

發送電郵出現小錯誤似乎不是甚麼大事,但一項由SIS國際研究進行的調查指出中小型企業因溝通失效而要每年為每名員工支付超過US$5,000。

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Grammarly指出工作時用手機溝通可引導以下九個最常見的問題,及其解決小貼士。

準確性
• 串錯字
串錯字代表不專業,內外人士在發出任何重要的專業通訊訊息前應再三檢查。
• 用錯前置詞
用錯「from (由)」和「to (到)」完全倒轉了想說的意思。
• 漏用了冠詞
知道何時用「a (一個)」、「an (一個)」和「the (那個)」是有效溝通的關鍵。

清晰度
• 長氣和長句
太多沒意思的字詞會令文字冗長和文意不清晰。當標點符號使用失敗,或句中有太多連接詞,會令客戶和員工失去興趣。
• 前提不清楚
確保您的同事知道「it (它)」和「that (那)」代表甚麼,以免混淆。

有效程度
• 含糊
利用含糊、不清楚的字詞指向嚴重錯誤的意思。部分字詞意思不適合用於日常辦公室溝通。
• 重覆
用不同或同樣的字詞說同一件事,會讓同事不明所以。
• 被動式
把語句以「to be」形式寫成主動式,令電郵看上來清楚易明。
伸延閱讀:想顯得更專業?千祈唔好講呢啲

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